Compliance

Die Architektenkammer Niedersachsen vertritt den Berufsstand in der Gesellschaft: Sie schlägt vor, arbeitet mit oder nimmt Stellung zu Gesetzen und Regelwerken, informiert und argumentiert für die Baukultur sowie für die Belange der Architektenschaft gegenüber Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Medien.

Die Architektenkammer ist bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zur unbedingten Gesetzestreue verpflichtet. Legalität, Objektivität und Unabhängigkeit sind die tragenden Werte der Architektenkammer Niedersachsen und das oberste Gebot allen Handelns.

Die nachstehende Compliance-Richtlinie beschreibt Grundsätze, an denen die Architektenkammer Niedersachsen ihr Handeln und ihre Beziehungen zu ihren Mitgliedern, der Wirtschaft, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit sowie die interne Zusammenarbeit ausrichtet. Maßgebend sind alle gesetzlichen Verpflichtungen und Vorschriften sowie alle internen Regelungen aus Satzungen, Verordnungen und Dienstanweisungen, welche einzuhalten sind. Die Compliance-Richtlinie gilt verpflichtend für alle für die Architektenkammer Niedersachsen ehrenamtlich tätigen Personen sowie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Architektenkammer Niedersachsen. Sie haben gemeinsam die Verantwortung für das Ansehen der Architektenkammer Niedersachsen und der von ihr vertretenen Mitglieder.

Präsident und Vorstand sowie die Geschäftsführung tragen die Verantwortung dafür, dass die Richtlinie in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten wird. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen folgt aus dem Bewusstsein der besonderen Verantwortung, die der Architektenkammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts an der Schnittstelle zwischen der Ausübung von Staatsgewalt und Interessenvertretung zukommt.

I. Verantwortung für das Ansehen der Architektenkammer und ihrer Mitglieder
Alle ehrenamtlich tätige Personen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und haben bei der Erfüllung ihrer Aufgaben auf das Ansehen und die Stellung der Architektenkammer Niedersachsen und ihrer Mitglieder zu achten und nach den von den Gremien beschlossenen Positionen zu handeln. Qualität und Glaubwürdigkeit kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen hohe Bedeutung zu.

II. Verhalten gegenüber Politik, Mitgliedern und Dritten
Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die Architektenkammer Niedersachsen sowie die Entscheidungsfindung erfolgen ohne Beeinflussung durch sachfremde Erwägungen. Insbesondere dürfen persönliche Interessen oder eigene Vorteile bei der Beurteilung keine Rolle spielen. Keine ehrenamtlich tätige Person sowie keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter der Architektenkammer Niedersachsen darf seine Stellung dazu nutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen oder sich auf sonstige Weise zu verschaffen. Ebenso dürfen keine unlauteren Vorteile durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder ehrenamtlich tätige Personen einem anderen angeboten oder gewährt werden.

III. Hoheitliche Tätigkeiten
Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse erfolgt unter strikter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften. Hoheitliche Tätigkeiten werden unter klarer Trennung von den sonstigen Tätigkeitsbereichen der Architektenkammer durchgeführt. Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen im Einzelfall getroffen. Die Architektenkammer handelt integer und orientiert sich am Grundsatz der Transparenz.

IV. Architektenkammer als Dienstleisterin ihrer Mitglieder
Das Serviceangebot der Architektenkammer steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die Architektenkammer Niedersachsen achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, darf keine unangemessene Eigenwerbung des Dritten erfolgen. Nebentätigkeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind nur zulässig, wenn keine Interessenkonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der Architektenkammer Niedersachsen, insbesondere ihren dort ausgeübten Serviceaufgaben, bestehen.

V. Interessenvertretung
Die Architektenkammer Niedersachsen vertritt die Interessen aller Mitglieder gleichermaßen. Sie berücksichtigt dabei die Belange der verschiedenen Fachrichtungen und Beschäftigungsarten in ausgewogener Weise. Persönliche Einzelinteressen, die im Widerspruch zu den Gesamtinteressen stehen, haben hinter dem Gesamtinteresse aller Mitglieder zurückzustehen. Die Architektenkammer Niedersachsen ist parteipolitisch neutral. Jede ehrenamtlich tätige Personen sowie jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter haben die Grundsätze bei der Positionierung im Namen der Architektenkammer Niedersachsen gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei der Zusammenarbeit
mit anderen Organisationen zu beachten. Die Besetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter besonderer Beachtung dieser Grundsätze. Alle ehrenamtlich tätigen Personen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Architektenkammer Niedersachsen sind verpflichtet, die in dieser Richtlinie beschriebenen Regeln sowie die einschlägigen gesetzlichen und rechtlichen Vorschriften einzuhalten. Sie sind insbesondere verpflichtet, solche Handlungen zu unterlassen, die zu einer Strafbarkeit führen könnten.

VI. Architektenkammer Niedersachsen als Geschäftspartner
Die Vergabe von Aufträgen durch die Architektenkammer Niedersachsen erfolgt unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden gesetzlichen Regelungen. Bei der Vergabe hat sie insbesondere die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung zu beachten. Jegliche unsachgemäße Bevorzugung von ehrenamtlich tätigen Personen, Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern oder deren Angehörigen ist unzulässig.

VII. Finanzen/Umgang mit Mitteln der Mitglieder
Die Architektenkammer Niedersachsen ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang mit den Finanzmitteln erfolgt unter strikter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Mitglieder eingesetzt. Hierbei sind die Grundsätze des wirtschaftlichen, sparsamen und transparenten Mitteleinsatzes einzuhalten. Die Festlegung von Gebühren und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung unter Beachtung des gesetzlichen Auftrags der Architektenkammer Niedersachsen.

VIII. Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Architektenkammer Niedersachsen bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller Informationen und bei ihren vorhandenen Daten. Sie nimmt die Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Geschäftsgeheimnisse sowie etwaiger betrieblicher Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie stellt sicher, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für ehrenamtlich tätige Personen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amts hinaus.

IX. Vermeidung von Korruptionsfällen
Korruption ist der Missbrauch einer Vertrauensstellung eines öffentlichen Amtes oder eines Beschäftigungsverhältnisses, um für sich oder Dritte einen materiellen oder immateriellen Vorteil zu erlangen, auf den kein rechtmäßiger Anspruch besteht. Um Korruptionsfälle zu vermeiden, handeln alle ehrenamtlich tätigen Personen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach den folgenden Grundsätzen: Korruptionsversuche werden sofort abgewehrt. Durch eindeutiges Verhalten wird gezeigt, dass Korruption nicht geduldet wird. Eine transparente Arbeitsweise und Struktur innerhalb der Architektenkammer Niedersachsen ermöglichen, dass die Arbeit jederzeit überprüft und nachvollzogen werden kann. Dienst und Privatleben werden deutlich voneinander getrennt, um Kollisionen zwischen Privatinteressen und Dienstpflichten zu vermeiden. Bei möglichen Interessenkonflikten wird der Hauptgeschäftsführer darüber informiert. Es werden nur erlaubte Belohnungen oder Geschenke (Zuwendungen) und Einladungen angenommen. Erlaubt sind:

• Sozialadäquate Zuwendungen. Diese dürfen von ihrer Art und ihrem Wert her nicht das überschreiten, was für den jeweiligen Anlass und mit Blick auf die Funktion und die berufliche Position der Beteiligten üblich und angemessen ist,
• übliche Bewirtung bei dienstlichen Handlungen,
• sozialadäquate Einladungen, soweit diese mit der jeweils wahrgenommenen Funktion sachlich in Zusammenhang stehen. Sie dürfen von ihrer Art und ihrem Wert her nicht das überschreiten, was für den jeweiligen Anlass und mit Blick auf die Funktion und die berufliche Position der Beteiligten üblich und angemessen ist,
• Geschenke aus dem dienstlichen Umfeld zum Geburtstag oder besonderen Anlässen, wie etwa Jubiläen.

Voraussetzung ist, dass die Annahme der Zuwendung die objektive Dienstausführung nicht beeinträchtigt, bei Dritten nicht den Eindruck der Befangenheit entsteht und von Seiten des Gebers eindeutig keine Beeinflussung des dienstlichen Handelns beabsichtigt ist.

Es werden nur angemessene Zuwendungen und Einladungen aus dienstlichem Anlass gegenüber Dritten gewährt, wenn sichergestellt ist, dass dadurch keine Entscheidung unlauter beeinflusst wird oder zustande kommt bzw. der Eindruck danach entsteht. Bei Unsicherheit ist die Zustimmung des Hauptgeschäftsführers einzuholen.

X. Information, Meldung und Überwachung
Die ehrenamtlich tätigen Personen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden über die Regelungen dieser Compliance-Richtlinie informiert. Jede ehrenamtlich tätige Person sowie jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, Verstöße gegen diese Compliance-Richtlinie anzuzeigen. Dies kann gegenüber dem Vorgesetzen oder dem Hauptgeschäftsführer geschehen. Verstöße werden untersucht
und, soweit erforderlich, Abhilfemaßnahmen ergriffen. Ist ein Mitarbeiter betroffen, ist der Hauptgeschäftsführer zuständig. Ist der Hauptgeschäftsführer oder eine ehrenamtlich tätige Person betroffen, ist der Vorstand zuständig. Vorstand und Hauptgeschäftsführer sind verpflichtet, jedem dieser Hinweise einschließlich anonymer Meldungen nachzugehen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Compliance-Richtlinie der Architektenkammer Niedersachsen beschlossen durch die Vertreterversammlung am 12. Mai 2016.