Ab dem 1. Januar 2025, mit Übergangsregelungen bis 2028, müssen sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich bei inländischem Zahlungsverkehr elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen, empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gilt eine Rechnung nur, wenn sie in einem speziellem XML-Format verfasst ist und in dieser Form auch übermittelt und empfangen wird. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht und gilt somit ab dem kommenden Jahr nicht mehr als elektronische Rechnung. Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern.
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger sollten aufgrund der neuen Regelungen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Architekturbüros sollten daher prüfen, ob sie auf diese Anforderungen bereits ausreichend vorbereitet sind.
Den Hintergrund dieser Änderung bildet die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission, mit der ein elektronisches Meldesystem (Umsatzsteuer) geschaffen werden soll. In das Meldesystem sollen zukünftig die Daten der E-Rechnungen fließen. Im März 2024 wurde mit dem Wachstumschancengesetz in Vorbereitung auf das geplante Meldesystem die verbindliche Einführung der E-Rechnung beschlossen. Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden.